ATENCIÓN: EN EL PROCESO DE DEPÓSITO, DEBIDO A LA NUEVA VERSIÓN A QUE ESTÁ MIGRANDO EL REPOSITORIO INSTITUCIONAL, PUEDE QUE SE ENCUENTRE CON ALGUNOS CAMBIOS.
Cualquier duda póngase en contacto con nosotros en este correo-e: repositorio@biblio.uhu.es
1. Requisitos para depositar documentos en Arias Montano
2. Antes de empezar un depósito
3. Empezar un depósito : identificarse
4. Empezar un depósito : proceso de envío
Para depositar un documento es necesario ser docente o investigador de la Universidad de Huelva, estar registrado como usuario en Arias Montano y disponer de la autorización correspondiente para realizar el envío. Además, para depositar un trabajo en AM el autor o uno de los coautores debe tener filiación UHU.
Acceso a Arias Montano en: https://ariasmontano.uhu.es/. Para acceder introduzca sus credenciales institucionales.
El registro de nuevo usuario es solo para usuarios externos no UHU.
Si no tiene permiso para depositar documentos en la colección, ha de rellenar este formulario de alta en el auto-archivo. Como el proceso de alta es manual deberá esperar la confirmación del personal de Arias Montano. Por defecto, sólo tendrá permiso para depositar en las colecciones de su departamento, pero si necesita realizar un envío a otra colección ha de ponerse en contacto con el Administrador de Arias Montano mediante correo electrónico (repositorio@biblio.uhu.es).
Antes de empezar un depósito:
1. Busque si el trabajo ya está en Arias Montano. Al buscar por título hay que tener cuidado de no introducir guiones, barras, etc. y comprobar si está en otro idioma. Tenga en cuenta que, antes de comenzar, debe verificar que esta publicación no esté ya depositada en Arias Montano. Muchos trabajos son fruto de colaboraciones, por lo que cualquiera de los autores podría haber realizado el depósito. Además, es posible que la propia biblioteca haya gestionado el depósito.
2. Comprobar los derechos de autor y los permisos. Si va a depositar un documento previamente publicado tendrá que comprobar los permisos que dan las editoriales. Estos permisos se refieren a si puede subir el texto completo de la publicación en el repositorio y qué versión del texto puede subir (pre-print, post-print o versión editor tras un embargo o no). ¿Qué versión depositar en Arias Montano?.
Las bases de datos más completas para comprobar las políticas de copyright de editoriales y publicaciones científicas con respecto al Acceso Abierto son: Open Policy Finder (revistas científicas principalmente en inglés) ; Dulcinea (revistas científicas españolas) ; Blimunda (revistas científicas portuguesas). Es muy importante asegurarse, consultando las condiciones generales en cada base de datos, si existe un embargo por parte de la editorial antes de subir el documento. La tendencia de muchos editores es la de aplicar o ampliar embargos, siendo necesario cumplir con ese requisito de sus políticas.
Puedes encontrar una guía de ayuda sobre la web de Open Policy Finder en este enlace.
Si después de consultar estas bases de datos seguimos sin conocer la situación de los derechos de autor de la obra, podemos consultar la página web de la revista para buscar la información sobre los permisos. De no encontrar nada, nos queda solicitar expresamente autorización a la editorial para depositar la obra en el Repositorio Institucional. La Biblioteca dispone de modelos de correos-e o cartas, en castellano e inglés, lo puedes descargar en:
Además, tenemos que tener en cuenta que, el acceso libre a contenidos en Internet no significa que sean libremente reutilizables, sin riesgos de infringir derechos ajenos. No todo lo que es de acceso libre en Internet se puede reutilizar, por ejemplo en un Repositorio Institucional.
El PDF editorial podrá adjuntarse sin problema cuando aparece el candado del movimiento OA o el logo visual de una licencia Creative Commons.
Para conocer la política de autoarchivo en el caso de libros o capítulos de libros es preciso consultar, en la mayoría de los casos, el contrato de publicación o contactar con las editoriales para solicitar el permiso de autoarchivo. Si la publicación tuviera una licencia Creative Commons o el copyright fuera del autor no haría falta el permiso de la editorial.
1. Autenticarse en Arias Montano
Para depositar en Arias Montano, entra en la URL https://ariasmontano.uhu.es/ e identifícate con tu correo institucional, haciendo clic en el desplegable INICIAR SESIÓN situado en la parte superior derecha de la pantalla.
2. Comenzar un envío.
Existen tres procedimientos distintos para depositar un documento:
1. En la parte superior derecha, desde tu perfil de usuario, elige la opción Mi Arias Montano. Desde ahí, podrás ver todos tus envíos y podrás añadir uno nuevo.
Pulsa el botón "+" situado al inicio de la caja. Selecciona la colección correspondiente para el documento que quieres depositar y aparecerá el formulario que debes rellenar. Ten en cuenta que el sistema solo mostrará en el desplegable las colecciones en las que estás autorizado a auto-archivar.
Una vez seleccionado el tipo de documento, se mostrará un formulario con varios campos que deberás completar. Los campos marcados con un asterisco son obligatorios, mientras que los demás son opcionales. Este formulario varía según el tipo de documento, ya que los campos cambian si es un artículo, un libro, un capítulo de libro, entre otros.
2. Segunda opción. En el menú lateral izquierdo de la pantalla, selecciona el símbolo + NUEVO y, finalmente, haz clic en "ÍTEM".
Elige la colección donde deseas subir tu documento (artículos, Libros, capítulos de libros, reseñas, ponencias, etc.).
3. Si se selecciona la tercera opción de envío, habrá que acceder a la colección en la que se quiera realizar el depósito. Una vez en ella, en el menú lateral izquierdo de la pantalla, selecciona el símbolo + NUEVO y, finalmente, haz clic en "ÍTEM", tal como hemos explicado en la segunda opción.
IMPORTANTE: según vas rellenando los campos del formulario, pincha periódicamente GUARDAR.
Una vez registrado y elegida la colección adecuada comienza el proceso de envío.
1. Empieza el depósito. Para iniciar el proceso de depósito, lo primero que debes hacer es Subir el o los ficheros. Pinchando en "Examinar" podemos buscar entre las carpetas de nuestro ordenador el documento para subir el fichero. También tienes la opción de arrastrar y soltar el archivo directamente en el espacio indicado para adjuntarlo al ítem.
Importante: El nombre del fichero no debe tener diacríticos, signos de puntuación, ni caracteres como ñ o &. En cuanto al formato de archivo y a efectos de preservación digital, Arias Montano recomienda el depósito de documentos con formatos fácilmente legibles (como es el PDF). En líneas generales, se prefieren formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG frente a formatos propietarios (Word, GIF, etc).
Para establecer las condiciones de acceso del archivo, descripción del mismo, etc., debes editar pinchando sobre el lápiz que aparece a la izquierda del documento cargado y que se encuentra al final del formulario.
Si la versión del editor está sujeta a un período de embargo, hasta que se pueda hacer público, hay que rellenar los campos "Tipo de condición de acceso" y "Permitir acceso desde".
Tipo de condición de acceso, se abre un desplegable con las siguientes opciones:
Open Access: siempre que se pueda publicar en abierto, elegimos esta opción
Embargo: significa que la editorial ha establecido un periodo durante el cual, no se puede publicar en abierto, que suele oscilar entre los 6 y los 24 meses; en este caso, debemos determinar hasta cuando dura el mismo, para ello, en el campo “Permitir acceso desde” introducimos la fecha a partir de la cual se puede acceder al documento. Este campo solo se completa en caso de ser un embargo temporal, indicando la fecha a partir de la cual, el documento pasa a ser de acceso abierto.
Administrator: no usar.
Estos registros sujetos a embargo serán de “Acceso restringido” durante todo el periodo en que esté vigente el embargo. Después, automáticamente, pasarán a “Acceso abierto”. Un documento embargado no permitirá el acceso al fichero del mismo, pero sí a los metadatos que lo describen los cuales podrán ser recolectados.
El campo "descripción", permite introducir información sobre la versión depositada del pdf (versión editor, versión post-print o versión pre-print), versiones en distintas lenguas (castellano, inglés, etc.) o versiones de documentos corregidos, actualizados, mejoradas, etc.
El proceso de archivo puede interrumpirse en cualquier momento pulsando el botón “Guardar para más adelante” situado en la parte inferior de la pantalla. Este procedimiento permite recuperar la descripción y continuar con el proceso en el punto en que se abandonó. Para reanudar un depósito, entra en "Mi Arias Montano". Ahí verás todos tus "Envíos. Podrás seleccionar "Ver", "Editar" o "Eliminar".
2. Describir el ítem. Introducir la información que constituirá el registro de metadatos (autor, título, lenguaje, identificadores, etc.) y permitirá a los motores de búsqueda recuperar el documento.
Importante: En la introducción de la información, especialmente en los abstracts, hay que evitar los procedimientos de copia y pega que dan lugar a caracteres extraños. Existen dos opciones para introducir los datos:
1. Tipo de documento. Es un campo obligatorio. Seleccione el tipo de documento que mejor se ajuste al registro (journal article, preprint, book, book part, conference output, etc.). Más información sobre tipología documental en este enlace: https://vocabularies.coar-repositories.org/resource_types/
2. Título. Es un campo obligatorio. Comprobar que el título no está ya en Arias Montano. No debe escribirse en mayúsculas ni poner punto al final. Usa solo mayúscula en la primera palabra del título y en los nombres propios; si hay subtítulo, debe ir precedido de dos puntos.
3. Autor. Es un campo obligatorio y repetible, por tanto, han de citarse en campos independientes y en el mismo orden en que aparecen en el trabajo. Si la autoría es UHU no introduzca el nombre manualmente, sigue estos pasos para asegurarte de que se registre correctamente en el sistema y no cree duplicados:
Si olvidaste seleccionar el nombre del autor y lo escribiste manualmente, no te preocupes, puedes corregirlo fácilmente, pinchando en la lupa del nombre mal puesto y se abrirá la ventana con el nombre de la base de datos. Selecciona y guarda. Verás que se ha añadido el nombre correcto. Recuerda borrar el nombre incorrecto.
Si quieres mover algún nombre hacia arriba o hacia abajo, pon el ratón a la izquierda de la caja donde aparece el nombre del autor. Veras unos puntos, pincha y cuando te salga una cruz, mueve la caja hacia arriba o hacia abajo. Esto es importante porque debe respetarse el orden en que se citan en el documento los autores.
Si el número de autores es muy elevado (más de 10), escribiremos el primero (sea o no UHU), los autores intermedios UHU y el último autor (sea o no UHU).
4. Departamento. Selecciona del desplegable el departamento al que perteneces. Este campo es repetible y debe utilizarse tantas veces como sea necesario cuando el documento haya sido elaborado en colaboración entre varios departamentos de la UHU.
5. Grupo de Investigación y Centro de Investigación. Los campos correspondientes a grupos y centros de investigación no son obligatorios en la carga de metadatos. Su presencia obedece a una estructura heredada de la anterior versión del repositorio, que se ha mantenido debido a que ya existían registros previamente cargados con esta información.
6. Fecha de publicación. Introduce solo el año de publicación, no indicar día ni mes Con frecuencia un artículo tiene dos fechas de publicación diferentes, la de la versión online y la de la versión impresa. En este caso recomendamos poner la fecha de la versión online.
7. Identificadores (DOI, ISBN, ISSN): hay un desplegable con varios identificadores. Si existe algún identificador asociado, seleccione el tipo de identificador e introduzca el dato correspondiente, p.ej. '10.1016/j.disc.2022.113172 para DOI, '0002-9122' para ISSN o '978-84-692-6504-8' para ISBN.
8. Referencia bibliográfica. Es la cita bibliográfica del documento. Completar siempre que sea posible el campo citación, especialmente en artículos de revista y capítulos de libros. A veces la citación viene dada en el propio documento, en este caso, la ponemos tal y como aparece. Si no viene en la publicación, existe una herramienta muy útil que nos da la cita en distintos estilos "Zoterobib".
Si es un artículo de revista, incluir: título de la revista, volumen y número, paginación y fecha. Si es un capítulo de un libro, añadir: título del libro, lugar de publicación, editor, fecha y paginación. Ej.:
Artículos de publicaciones en serie: López Tirado, J., Núñez Álvarez, A., Carmona Ruiz, M.I., Hidalgo Fernández, P.J.: "Sobre la presencia de "Narcissus scaberulus" Henriq. (Amaryllidaceae) en Andalucía occidental (España)". Flora Montiberica, Vol. 63, págs. 101-102, (2016). ISSN 1138-5952 o DOI si lo tuviera
Partes de monografías: Torres Pereira, J., Goicoechea Calderero, E., Bravo Pérez, M.: "Aplicaciones de la musicoterapia en el tratamiento de enfermos de alzhéimer : una propuesta de intervención". En: Andrés Esteban Arbués y Luis Herves Carrasco (Coords.). Arteterapia para personas mayores. Sevilla : ASANART, 2016. p. 83-100
9. Idioma. Es una lista de selección múltiple que permite elegir el idioma en que está escrito el documento. Si al contenido no se le puede asignar un idioma (por ejemplo, si se trata de un conjunto de datos numéricos o una imagen) selecciona "No aplica".
10. Resumen. Aunque no es obligatorio, es muy importante y se debe de introducir siempre y cuando aparezca en el documento original; puedes incluir el resumen en varios idiomas pinchando en "Añadir más".
11. Descripción. Campo libre donde se especifica cualquier otra información o comentario que considere de interés para la descripción del documento.
12. Palabras claves o materias. Este campo no es obligatorio. Las materias son asignadas por la BUH en base al Listado de Materias de la Biblioteca Universitaria de Sevilla, que también es de aplicación para la indización por materias en el catálogo web de la UHU. Estas materias, a su vez, se basan en "Repértoire de vedettes-matière” de la Universidad Laval de Quebec” y los “Subject headings” de la Biblioteca del Congreso.
13. Descriptores. Campo repetible. Introduzca todas las palabras claves necesarias para identificar el documento, poniendo siempre la primera letra de cada entrada en mayúscula. Utiliza un cuadro de texto para cada palabra clave. Puedes añadir más cuadros de texto seleccionando el botón "Añadir más". En caso de que el documento no llevase sus propios descriptores, la recomendación es insertar palabras claves o descriptores significativos en inglés y en español si es el propio investigador quien está realizando el depósito.
14. Materias UNESCO. Selecciona la disciplina o subdisciplina correspondiente a tu área de conocimiento utilizando el ícono ubicado junto a la etiqueta "UNESCO". La selección se realiza a través de un árbol jerárquico, que permite navegar por las distintas ramas temáticas establecidas por la clasificación UNESCO.
Se recomienda escoger la categoría más específica posible que se ajuste al contenido del documento.
15. Tipo de versión. A la hora de depositar tus publicaciones en el repositorio, ten en cuenta que su principal objetivo es dar visibilidad y acceso abierto a la producción científica de la UHU. Por ello, se recomienda que selecciones y deposites la versión del documento que pueda ser difundida en acceso abierto, cumpliendo con las políticas editoriales.
En muchos casos, las editoriales no permiten el depósito de la Versión editor (VoR, versión publicada por el editor), pero sí permiten el autoarchivo de la versión aceptada y corregida por pares (AM o postprint).
Para especificar la versión que estás depositando, utiliza el menú desplegable correspondiente, eligiendo entre las siguientes opciones: VoR (versión editor o públicada, versión del registro, version of record ; AM (postprint, versión aceptada y corregida por pares o versión final del autor, aún no maquetada por la editorial ) ; SMUR (preprint, versión borrador o manuscrito enviado bajo revisión).
16. Derechos de acceso. Es un campo obligatorio. Puedes seleccionar entre dos tipos de acceso:
17. Patrocinadores. Aquí se incluye el proyecto o contrato que ha financiado el trabajo si lo tuviese. Si se trata de un artículo, habitualmente esta información aparece en los agradecimientos o en nota a pie de página. En el caso de que el artículo haya sido subvencionado por un proyecto europeo, es obligatorio indicarlo en este campo.
18. Proyectos de investigación. En caso de proyectos OpenAIRE o FECYT, introduzca su código (p.ej. '237561', '643374', 'MECD-BEC-1174' o 'ITC-20161236-1') y seleccione una de las sugerencias mostradas para que sus datos se rellenen de forma automática en el formato adecuado. En caso de otro tipo de proyectos o si no se muestra ninguna sugerencia para el código introducido, rellene sus datos manualmente en formato 'info:eu-repo/grantAgreement/Funder/FundingProgram/ProjectID/[Jurisdiction]/[ProjectName]/[ProjectAcronym]', siendo la parte entre corchetes opcional. En caso de omitir algún campo, conserve el hueco usando una barra inclinada, p.ej. 'info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7/12345/EU//OpenAIREplus'. En caso de que alguno de los datos contenga una barra inclinada, utilice la codificación '%2F', p.ej. 'info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7/12345%2F6789/EU//OpenAIREplus'. Pulse 'Añadir más' para cada nuevo proyecto de investigación que desee incluir.
Estos proyectos se tienen que consignar en el repositorio, y, para ser recolectados por OAI, deben contar con la siguiente sintaxis:
info:eu-repo/grantAgreement/MINECO/ICTI2013-2016/Nº proyecto
Por ejemplo: info:eu-repo/grantAgreement/MINECO/ICTI2013-2016/BFU2013-50537-EXP
18. Políticas Sherpa. este servicio no está disponible actualmente, por lo que la funcionalidad de consulta automática en los formularios de carga ha sido deshabilitada.
19. Asignar licencia Creative Commons. Las licencias creative commons son licencias de uso, universales y gratuitas que cualquier autor puede aplicar a sus obras de creación.
A través de este tipo de licencias, el autor o titular de los derechos concede determinados permisos para que otras personas puedan utilizar su obra, bajo las condiciones que él mismo establece.
Estas licencias deben coincidir con las que figuran en la publicación. Para seleccionar una licencia Creative Commons, debes hacer clic en el desplegable correspondiente y elegir los permisos que coincidan exactamente con las que aparecen en la publicación original. Esto garantiza el cumplimiento de los términos legales establecidos por el editor y respeta los derechos de autor del contenido.
Una vez elegida la licencia pulsa "Depositar" para hacer el envío. Si aparece un mensaje "Secciones incompletas" indica que falta una o más de las informaciones requeridas y aparecerán marcadas en rojo para que las completes. En cualquier momento, si deseas detener el depósito y volver a él más tarde, haz clic en "Guardar para más adelante".
En caso de elegir "Depositar" debes tener en cuenta que finaliza tu labor en el proceso de depósito y que no podrás entrar en el documento. Si necesita hacer algún cambio debes ponerte en contacto con el equipo de Arias Montano repositorio@biblio.uhu.es
Cada vez que finalice un depósito, este permanecerá en el área de “Envíos en revisión” hasta que sea aprobado por el equipo de Arias Montano. El equipo comprobará que los metadatos están debidamente cumplimentados y que la versión del documento depositada es la correcta atendiendo a las políticas editoriales. El usuario recibirá un correo electrónico informándole al respecto con la URL asignada al ítem enviado. La URL que recibe el nombre de Identificador Universal (URI) es permanente y no cambiará si el sistema migra a un nuevo servidor o si se producen alteraciones en el sistema.
En el caso de que la biblioteca detecte alguna incidencia (por ejemplo, el archivo subido no se corresponde con el documento descrito), rechazará el envío y lo comunicará por correo electrónico. Se pueden realizar las modificaciones oportunas y volver a enviarlo.
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