Repositorio Arias Montano: Depositar un documento

Para depositar un documento es necesario ser docente o investigador de la Universidad de Huelva, estar registrado como usuario en Arias Montano y disponer de la autorización correspondiente para realizar el envío. Además, para depositar un trabajo en AM el autor o uno de los coautores debe tener filiación UHU.

Acceso a Arias Montano en: https://ariasmontano.uhu.es/. Para acceder introduzca sus credenciales institucionales.

El registro de nuevo usuario es solo para usuarios externos no UHU.

Si no tiene permiso para depositar documentos en la colección, ha de rellenar este formulario de alta en el auto-archivo. Como el proceso de alta es manual deberá esperar la confirmación del personal de Arias Montano.  Por defecto, sólo tendrá permiso para depositar en las colecciones de su departamento, pero si necesita realizar un envío a otra colección ha de ponerse en contacto con el Administrador de Arias Montano mediante correo electrónico (repositorio@biblio.uhu.es).

Antes de empezar un depósito:

1. Busque si el trabajo ya está en Arias Montano. Al buscar por título hay que tener cuidado de no introducir guiones, barras, etc. y comprobar si está en otro idioma.

2. Comprobar los derechos de autor y los permisos. Si va a depositar un documento previamente publicado tendrá que comprobar los permisos que dan las editoriales. Estos permisos se refieren a si puede subir el texto completo de la publicación en el repositorio y qué versión del texto puede subir (pre-print, post-print o versión editor tras un embargo o no). ¿Qué versión depositar en Arias Montano?.

• Versión publicada: es la versión maquetada y publicada por la editorial con sus logos, paginación, indicación del volumen y número de la revista, ISSN, etc. Siempre que sea OA, debemos elegir esta opción. 
• Versión aceptada o post-print: es la versión definitiva, después de la revisión por pares, que ya ha sido aceptada para su publicación en una revista científica y para la que se firman las licencias o CTA (Copyrights Transfer Agreements). Solo contiene el texto del artículo, sin información sobre la revista, editorial, paginación, etc.
• Versión enviada o pre-print: es la primera versión de un artículo, antes de su aceptación para la publicación en una revista y antes de la revisión por pares. 
• Versión en pruebas o proof: son los artículos en prensa y cada editorial establecerá sus políticas editoriales sobre los mismos. Elsevier, por ejemplo, los trata del mismo modo que a los artículos ya publicados.

Las bases de datos más completas para comprobar las políticas de copyright de editoriales y publicaciones científicas con respecto al Acceso Abierto son: Open Policy Finder (revistas científicas principalmente en inglés) ;  Dulcinea (revistas científicas españolas)  ; Blimunda (revistas científicas portuguesas). Es muy importante asegurarse, consultando las condiciones generales en cada base de datos, si existe un embargo por parte de la editorial antes de subir el documento. La tendencia de muchos editores es la de aplicar o ampliar embargos, siendo necesario cumplir con ese requisito de sus políticas.

Puedes encontrar una guía de ayuda sobre la web de Open Policy Finder en este enlace.

Si después de consultar estas bases de datos seguimos sin conocer la situación de los derechos de autor de la obra, podemos consultar la página web de la revista para buscar la información sobre los permisos. De no encontrar nada, nos queda solicitar expresamente autorización a la editorial para depositar la obra en el Repositorio Institucional. La Biblioteca dispone de modelos de correos-e o cartas, en castellano e inglés, lo puedes descargar en:

Además, tenemos que tener en cuenta que, el acceso libre a contenidos en Internet no significa que sean libremente reutilizables, sin riesgos de infringir derechos ajenos. No todo lo que es de acceso libre en Internet se puede reutilizar, por ejemplo en un Repositorio Institucional. 

El PDF editorial podrá adjuntarse sin problema cuando aparece el candado del movimiento OA  o el logo visual de una licencia Creative Commons.

Para conocer la política de autoarchivo en el caso de libros o capítulos de libros es preciso consultar, en la mayoría de los casos, el contrato de publicación o contactar con las editoriales para solicitar el permiso de autoarchivo. Si la publicación tuviera una licencia Creative Commons o el copyright fuera del autor no haría falta el permiso de la editorial.

1. Autenticarse en Arias Montano

Para depositar en Arias Montano, entra en la URL https://ariasmontano.uhu.es/ e identifícate con tu correo institucional, haciendo clic en el desplegable INICIAR SESIÓN situado en la parte superior derecha de la pantalla.

2. Comenzar un envío.

Existen dos procedimientos distintos para depositar un documento: 

      1. Una vez identificado en el sistema, desde Mi cuenta, seleccionar la opción Envíos / Depósitos y a continuación pulsar en Comenzar un envío. En el desplegable, acceder a la colección donde quiera depositar un documento y clicar en Siguiente. Tenga en cuenta que el sistema solo mostrará en el desplegable las colecciones en las que está autorizado a auto-archivar.

      2. Si se selecciona la segunda opción de envío, habrá que acceder a la colección en la que se quiera realizar el depósito. Una vez en ella, el sistema mostrará la opción “Enviar un item a esta colección” (solo si está autorizado para hacerlo).

Una vez registrado y elegida la colección adecuada comienza el proceso de envío.

1. Empieza el depósito. El proceso de archivo puede interrumpirse en cualquier momento pulsando el botón “Guardar/Salir” situado en la parte inferior de las pantallas. Este procedimiento permite recuperar la descripción y continuar con el proceso en el punto en que se abandonó. Si quiere eliminar el envío, una vez pulsada la opción “Guardar/Salir” elija la opción “Eliminar el envío”.

En la parte superior de las páginas hay siete botones verdes que nos indican en qué paso del proceso de archivo nos encontramos. Podemos ir hacia delante y atrás siempre que los botones verdes están habilitados.

2. Preguntas iniciales. Marcar si el registro cumple algunas de estas condiciones.

• Múltiples títulos: se marcará esta casilla en el caso de que el registro tenga más de un título (título traducido, una abreviatura, un acrónimo, etc.).
• Publicado: si el documento que se deposita ha sido publicado con anterioridad será necesario marcar esta casilla. Si no se selecciona esta opción, el sistema asignará por defecto una fecha de publicación que coincidirá con su entrada en Arias Montano.                  

A continuación seleccione el botón "Siguiente" para continuar con el proceso, o "Guardar / Salir" para guardar la información introducida o cancelar el envío.

2.Licencia de distribución. Se trata del acuerdo entre el autor del documento y la Universidad, en el que el autor afirma conocer los derechos que se asisten y por el que autoriza a la Universidad de Huelva a distribuir y comumicar públicamente el documento depositado. Es necesario conceder la licencia para que el documento se publique en Arias Montano. Si tiene alguna duda contacte con el equipo de Arias Montano repositorio@biblio.uhu.es

Si está de acuerdo con ella, marque la casilla "Conceder licencia" y a continuación pulse "Siguiente", para continuar con el proceso, "Anterior" para volver a la página anterior, o "Guardar / Salir" para guardar la información introducida o cancelar el envío.

3. Subir ficheros. Pinchando en "Examinar" podemos buscar entre las carpetas de nuestro ordenador el documento para subir el fichero.

Nombre del archivo: El nombre del fichero no debe tener diacríticos, signos de puntuación, ni caracteres como ñ o &. Si la versión editor está sujeta a un período de embargo, hasta que se pueda hacer público, tendremos que rellenar el campo "Embargo hasta una fecha específica". Estos registros sujetos a embargo serán de “Acceso restringido” durante todo el periodo en que esté vigente el embargo. Después, automáticamente, pasarán a “Acceso abierto”.

Muy importante: hay que introducir la fecha de finalización de embargo en este orden: AAAA-MM-DD, por ejemplo: 2017-03-24.

Un documento embargado no permitirá el acceso al fichero del mismo, pero sí a los metadatos que lo describen los cuales podrán ser recolectados.

Motivo del embargo: aquí puede especificar el motivo del embargo del archivo si así lo desea.

En el campo "descripción del fichero", introducir la versión del pdf (versión editor, versión post-print o versión pre-print)

Si desea depositar más de un fichero, seleccione el botón "Subir fichero & añadir otro" y vuelva a repetir el proceso. Si el ítem consta de un solo archivo o ya ha terminado de de cargar todos los archivos, seleccione "Siguiente" para continuar, "Anterior" para volver a la página anterior, o "Guardar / Salir" para guardar la información introducida o cancelar el envío.

En cuanto al formato de archivo y a efectos de preservación digital, Arias Montano recomienda el depósito de documentos con formatos fácilmente legibles (como es el PDF). En líneas generales, se prefieren formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG frente a formatos propietarios (Word, GIF, etc).

4. Describir el ítem. Introducir la información que constituirá el registro de metadatos (autor, título, lenguaje, identificadores, etc.) y permitirá a los motores de búsqueda recuperar el documento.

Importante: En la introducción de la información, especialmente en los abstracts, hay que evitar los procedimientos de copia y pega que dan  lugar a caracteres extraños. Existen dos opciones para introducir los datos:

• Pegarlos en txt (bloc de notas). Una vez corregidos se pegan en el campo correspondiente del registro.
• Pegarlos en notepad ++ y darle a codificación -> codificar en ANSI, lo que permite identificar rápidamente los caracteres extraños y corregirlos. Una vez corregidos se pegan en el campo correspondiente del registro.

1. Autor. Es un campo obligatorio y repetible, por tanto, han de citarse en campos independientes y en el mismo orden en que aparecen en el trabajo. Debemos pulsar el botón de “Búsqueda” asociado al campo autores para evitar duplicarlos. Aquí se muestran diferentes tipos de autores: los autores pertenecientes a la base de datos de autores UHU aparecen en negrita ; los autores existentes en el Repositorio pero que no pertenecen a la base de datos de autores UHU aparecen en letra estándar. Si alguno de ellos es el resultado deseado, se selecciona y se pulsa el botón “Add This Person”. Si el autor no aparece en la lista mostrada, se puede añadir cerrando la ventana emergente y escribiendo en el primer recuadro los apellidos y en el segundo recuadro el nombre, finalmente pulsamos el botón “Añadir”. Si el número de autores es muy elevado (más de 10), escribiremos el primero (sea o no UHU), los autores intermedios UHU y el último autor (sea o no UHU).
2. Título. Es un campo obligatorio. Comprobar que el título no está ya en Arias Montano. No debe escribirse en mayúsculas ni poner punto al final.
3. Versión del editor.Este campo solo se rellena para documenrtos que han sido publicados con anterioridad y hace referencia a la página web en la que originalmente aparece el documento. Escribir la URL de la versión de editor o el número DOI del artículo. El identificador DOI se escribe http://dx.doi.org/ seguido del número DOI sin ningún espacio.
4. Número del Acuerdo de Subvención FP7. Obligatorio si el proyecto ha sido financiado por el FP7 y Horizonte2020 de la CE. El formato debe ser: info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7/xxxxx. Para los Presupuestos Generales (MINECO) el formato es: Gobierno de España.xxxxx.
5. Fecha de publicación. Este campo se mostrará sólo si se ha seleccionado previamente la opción "Publicado" de la primera pantalla, en cuyo caso será obligatorio cumplimentarlo. Introduzca el año de publicación del documento (el mes y día pueden dejarse en blanco).Con frecuencia un artículo tiene dos fechas de publicación diferentes, la de la versión online y la de la versión impresa. En este caso recomendamos poner la fecha de la versión online.
6. Editor. Escribir el nombre del editor tal y como aparece en la publicación.
7. Citación. Es la cita bibliográfica del documento. Completar siempre que sea posible el campo citación, especialmente en artículos de revista y capítulos de libros. A veces la citación viene dada en el propio documento, en este caso, la ponemos tal y como aparece. Si no viene en la publicación, existe una herramienta muy útil que nos da la cita en distintos estilos "Zoterobib"
   Si es un artículo de revista, incluir: título de la revista, volumen y número, paginación y fecha. Si es un capítulo de un libro, añadir: título del libro, lugar de publicación, editor, fecha y paginación. Ej.:

   • Artículos de publicaciones en serie: López Tirado, J., Núñez Álvarez, A., Carmona Ruiz, M.I., Hidalgo Fernández, P.J.: "Sobre la presencia de "Narcissus scaberulus" Henriq. (Amaryllidaceae) en Andalucía occidental (España)". Flora Montiberica, Vol. 63, págs. 101-102, (2016). ISSN 1138-5952 o DOI si lo tuviera

   • Partes de monografías: Torres Pereira, J., Goicoechea Calderero, E., Bravo Pérez, M.: "Aplicaciones de la musicoterapia en el tratamiento de enfermos de alzhéimer : una propuesta de intervención". En: Andrés Esteban Arbués y Luis Herves Carrasco (Coords.). Arteterapia para personas mayores. Sevilla : ASANART, 2016. p. 83-100

   •           Ponencias de congresos: Natalini, F., Vázquez Piqué, J., Alejano Monge, R.: "Climate change-controlled dendroecological signal in Pinus pinea in Southern Spain". En: 5º International Conference on Mediterranean Pines (MedPine), (Solsona, España, 22-26 septiembre 2014)
8. No. serie/reporte (Nombre de la serie).Se rellena solo en el caso de tratarse de un libro que pertenezca a una colección o que sea un informe o documento de trabajo que tenga un número. 
9. Identificadores. Este campo es repetible y ofrece un desplegable de opciones: issn (revistas), isbn (libros), doi del artículo (identificador único y permanente de publicaciones periódicas), si lo tiene ponerlo siempre y otros.
10. Tipo de documento. Es un campo obligatorio. Seleccione el tipo de documento que mejor se ajuste al registro (journal article, preprint, book, book part, conference output, etc.). Más información sobre tipología documental en este enlace: https://vocabularies.coar-repositories.org/resource_types/
11. Idioma. Es una lista de selección múltiple que permite elegir el idioma en que está escrito el documento. Si está escrito en más de un idioma, se pueden seleccionar varios (ctrl + click ratón).Si al contenido no se le puede asignar un idioma (por ejemplo, si se trata de un conjunto de datos numéricos o una imagen) seleccione "No aplicable".
12. Materias. Las materias son asignadas por la BUH en base al Listado de Materias de la Biblioteca Universitaria de Sevilla, que también es de aplicación para la indización por materias en el catálogo web de la UHU. Estas materias, a su vez, se basan en "Repértoire de vedettes-matière” de la Universidad Laval de Quebec” y los “Subject headings” de la Biblioteca del Congreso
13. Descriptores. Campo repetible. Introduzca todas las palabras claves necesarias para identificar su documento. Utilice un cuadro de texto para cada palabra clave. Puede añadir más cuadros de texto seleccionando el botón "Añadir". En caso de que el documento no llevase sus propios descriptores, la recomendación es insertar palabras claves o descriptores significativos en inglés y en español si es el propio investigador quien está realizando el depósito.

14. Materias UNESCO, seleccione en el desplegable “Categorías temáticas” alguno de los campos, disciplinas o subdisciplinas de su área de conocimiento.

15. Abstract. Campo repetible. Cada resumen irá en una caja de texto distinta. En el caso de capítulos de libros y en artículos, si no hubiera resumen, podemos usar el primer párrafo del texto que a veces es un resumen en sí.

16. Exponsors.Aquí se incluye el proyecto o contrato que ha financiado el trabajo si lo tuviese. Si se trata de un artículo, habitualmente esta información aparece en los agradecimientos o en nota a pie de página. En el caso de que el artículo haya sido subvencionado por un proyecto europeo, es obligatorio indicarlo en este campo.
17. Descripción. Campo libre donde se especifica cualquier otra información o comentario que considere de interés para la descripción del documento.

18. Tipo de versión. Este metadato es opcional, utilice solo en artículos de revistas. Del desplegable seleccione la versión del artículo: VoR (versión editor o públicada, versión del registro, version of record ; AM (postprint, versión aceptada y corregida por pares o versión final del autor ) ; SMUR (preprint, versión borrador o manuscrito enviado bajo revisión).

19. Derechos de acceso. Seleccione los derechos de acceso que corresponda: open access o embargoed access. Tenga en cuenta que este valor es meramente descriptivo, por lo que si desea establecer un embargo sobre un archivo, debe introducir la fecha de fin de embargo en la pantalla de subida del mismo. indica que el documento adjunto al repositorio no puede ser de acceso abierto de forma inmediata. Esta restricción se debe a que el editor impone un período de embargo, durante el cual el acceso público al documento no está permitido. Una vez finalizado dicho período, el documento será puesto automáticamente a disposición del público.

A continuación, seleccione el botón "Siguiente" para continuar con el proceso, "Anterior" para volver a la página anterior, o "Guardar / Cancelar" para guardar la información introducida o cancelar el envío.

5. Revisar envío. Este paso permite revisar toda la información que se ha introducido hasta ese momento (ficheros adjuntos, descripción de metadatos). Si fuera necesario modificar cualquier dato, seleccione "Corregir alguno de éstos" en el apartado que corresponda.

Una vez verificado todo, pulsar "Siguiente" para continuar, "Anterior" para volver a la página anterior, o "Guardar / Salir" para guardar la información introducida o cancelar el envío.

6. Asignar licencia Creative Commons. Arias Montano distribuye documentos en formato digital bajo la licencia Creative Commons (Reconocimiento-No comercial-Sin obras derivadas): el otorgante de la licencia permite copiar, reproducir, distribuir y comunicar públicamente la obra, siempre y cuando se citen y reconozcan a los autores originales. No se permite, sin embargo, utilizar esta obra para fines comerciales ni la creación de obras derivadas de la misma. En el desplegable "Tipo de licencia" se aconseja seleccionar la "Licencia CC recomendada".

Si desea elegir otra licencia Creative Commons, pulse en el desplegable "Tipo de licencia" la opción "Creative Commons" y especifíque los cambios que permite. Tenga en cuenta que las licencias seleccionadas en el repositorio deben coincidir exactamente con las que aparecen en la publicación original. Esto garantiza el cumplimiento de los términos legales establecidos por el editor y respeta los derechos de autor del contenido.

Una vez elegida la licencia pulse "Completar el envío",  también puede pulsar "Anterior" para volver a la página anterior, o "Guardar / Salir" para guardar la información introducida o cancelar el envío. En caso de elegir "Completar el envío" debe tener en cuenta que finaliza su labor en el proceso de depósito y que no podrá a entrar en el documento. Si necesita hacer algún cambio debe ponerse en contacto con el equipo de Arias Montano repositorio@biblio.uhu.es

Cada vez que finalice un depósito, este permanecerá en el área de “Envíos en revisión” hasta que sea aprobado por el equipo de Arias Montano. El equipo comprobará que los metadatos están debidamente cumplimentados y que la versión del documento depositada es la correcta atendiendo a las políticas editoriales. El usuario recibirá un correo electrónico informándole al respecto con la URL asignada al ítem enviado. La URL que recibe el nombre de Identificador Universal (URI) es permanente y no cambiará si el sistema migra a un nuevo servidor o si se producen alteraciones en el sistema.

En el caso de que la biblioteca detecte alguna incidencia (por ejemplo, el archivo subido no se corresponde con el documento descrito), rechazará el envío y lo comunicará por correo electrónico. Se pueden realizar las modificaciones oportunas y volver a enviarlo.