Repositorio Arias Montano: Políticas

Arias Montano es un repositorio institucional de carácter multidisciplinar y tiene como finalidad almacenar, preservar y difundir la producción científica, académica e institucional generada por la Universidad de Huelva y sus miembros en el curso de su actividad docente, investigadora y de gestión.
Arias Montano también admite el archivo de trabajos publicados antes de que el autor o coautor en cuestión pertenezca a la Universidad de Huelva, siempre y cuando se cuente con los permisos apropiados por parte de las anteriores instituciones de afiliación.

Arias Montano estructura sus contenidos en seis comunidades:

• Aprendizaje- Docencia, da acceso a materiales,  recursos digitales y trabajos  resultantes de la actividad docente y académica de la UHU. Los Trabajos Fin de Grado han de tener una calificación de sobresaliente o matrícula de honor y estar autorizados por el autor y el tutor para su incorporación al repositorio.

• Biblioteca Universitaria, alberga obras de dominio público pertenecientes al fondo antiguo de la BUH ; publicaciones generadas por la BUH (memorias ,documentos de trabajo, ponencias, etc.) ; fotos de Huelva y su provincia, además de una selección de fotografías del Ingeniero de Montes onubense Manuel Martín Bolaños en los años de su trayectoria profesional (1928 - 1962) ; programas de Uniradio, la radio de la UHU ; y la colección Tesis Doctorales

• Institucional, reúne documentación generada por la UHU en su actividad institucional y cultural.

• Investigación, da acceso a los documentos generados por los investigadores y docentes de la UHU en su labor de investigación, principalmente, artículos, informes, capítulos de libros, comunicaciones a congresos, etc. Las Tesinas y Trabajos Fin de Máster han de tener una calificación de sobresaliente o matrícula de honor y estar autorizados por el autor y el tutor para su incorporación al repositorio.

• Revistas, contiene revistas editadas por la Universidad de Huelva y por aquellas otras revistas que, de alguna manera, manifiestan su interés en incorporarse al proyecto de edición digital de la UHU.

• Universidad de Huelva y Sociedad, alberga los proyectos de digitalización desplegados entre la Universidad de Huelva y otras instituciones onubenses, así como los legados, donaciones, etc. de personajes relevantes de la sociedad onubense.

El Repositorio Institucional Arias Montano puede albergar:

• Fondo histórico y patrimonio bibliográfico
• Trabajos académicos: Trabajos Fin de Grado, Máster y Proyectos Fin de Carrera
• Tesis leídas en la Universidad de Huelva
• Monografías editadas en la Universidad.
• Revistas publicadas en la propia institución o vinculadas con la institución
• Artículos científicos publicados en revistas
• Documentación institucional

En el caso de los artículos, los tipos incluidos pueden ser:

• Versiones publicadas (formato final del editor, documento final publicado en la revista)
• Versiones aceptadas o post-prints (borradores finales y revisados por pares)
• Versiones enviadas o pre-prints (documento original del autor que ha sido enviadas a revistas para su publicación)

La base de datos SHERPA/ROMEO recoge las políticas de permisos de más de 700 editores en el mundo; es una herramienta útil para comprobar si es posible o no depositar en Arias Montano un artículo publicado en una revista científica, y si es así, qué versión del trabajo es susceptible de ser archivada. Para revistas españolas se recomienda usar la base de datos Dulcinea.

Arias Montano acepta documentos en los formatos comúnmente utilizados, pero por razones de accesibilidad y preservación digital es recomendable un formato fácilmente legible en el entorno web (como es el PDF). En líneas generales, se prefieren formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG frente a formatos propietarios (Word, GIF, etc.)

Esta política de contenidos podrá ser revisada por el equipo técnico de Arias Montano.

Arias Montano articula los siguientes servicios

• Ofrece servicios de consultas y apoyo técnico sobre el funcionamiento del repositorio Arias Montano en particular y de las políticas de acceso abierto en general.
• Organiza cursos de auto-archivo, divulgando el funcionamiento del repositorio y las formas de interactuar el personal docente e investigador de la Universidad de Huelva con el mismo.
• Podrá también organizar sesiones específicas sobre el Repositorio Arias Montano.
• Elabora informes, material divulgativo, infografías y otros mecanismos de comunicación y promoción.
• Asesora en cuestiones de derechos de autor
• Cumplimiento con los requerimientos y estándares de recolección e interoperabilidad de las e-infraestructuras de política científica nacionales (Recolecta/FECYT) y europeas (Openaire).
• Incorpora nuevas funcionalidades en el repositorio: altimetrías, hipervínculos a perfiles de autor, control de autoridades, etc.

Esta política de servicios podrá ser revisada por el equipo técnico de Arias Montano.

Los metadatos son la información mínima necesaria para identificar un recurso. Es toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto con la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación y/o interoperabilidad. Hay diversos tipos y modelos de metadatos. Dublin Core (DC) es el esquema de metadatos usado en Arias Montano.

Los metadatos contenidos en el repositorio Arias Montano:



• No podrán ser reutilizados con propósitos comerciales sin permiso de la Universidad de Huelva
• En el caso de utilizarse sin ánimo de lucro deberá citarse la procedencia y propiedad de los datos de la Biblioteca de la Universidad de Huelva y Repositorio Arias Montano.

Esta política de metadatos podrá ser revisada por el equipo técnico de Arias Montano.

Recomendaciones sobre políticas de acceso y uso de metadatos de repositorios’ elaboradas por el Grupo de Trabajo de repositorios de REBIUN

Esta sección define quién puede depositar en Arias Montano y cómo hacerlo.

El depósito/envío de documentos o ítems en las distintas colecciones de Arias Montano puede realizarse mediante:

• Autoarchivo: mediante el cual los investigadores de la UHU pueden depositar sus trabajos en el servidor, tras la aceptación de la licencia y bajo su propia responsabilidad. El investigador que deposita un documento se responsabiliza de la autoría del mismo y de no haber transferido o cedido en exclusiva los derechos de explotación de esa obra a terceros (caso de las editoriales comerciales). El depósito será revisado por el personal técnico de la Biblioteca para verificar que cumple con los permisos necesarios para difundirse en abierto.
• Archivo delegado: los investigadores de la UHU pueden solicitar a la Biblioteca el depósito de documentos en una determinada comunidad.

Para autoarchivar un documento es necesario ser docente o investigador de la Universidad de Huelva, estar registrado como usuario en Arias Montano y disponer de la autorización correspondiente para realizar un envío. Si ya tiene cuenta en Arias Montano pero no tiene permisos cumplimente el “Formulario de Alta en Autoarchivo”. Las tesis, TFM y TFG se alojarán por archivo delegado.

El último paso para el depósito de un trabajo es la concesión de una licencia de distribución no exclusiva por la que el autor autoriza a Arias Montano a archivar, difundir en abierto y preservar dicho trabajo. Esta licencia no es incompatible con otros usos ni vías de difusión que el autor considere oportunos para su obra.

Cuando se finaliza el proceso de envío, la Biblioteca revisa los metadatos y el documento se publica en Arias Montano. El usuario recibirá un mensaje de correo electrónico informándole al respecto. Este correo contiene la URL persistente asignada al documento. El equipo técnico de Arias Montano podrá rechazar cualquier tipo de documento que no cumpla con los requisitos del repositorio:

• Su contenido no se ajusta a las  colecciones del repositorio
• Su formato no permite el archivo en el repositorio
• Contengan virus o presenten problemas de visualización
• Los derechos de propiedad intelectual no permitan su disponibilidad en abierto, salvo en los casos de embargo, en los que se visualizará una vez cumplida la fecha del mismo.

Esta política de depósitos podrá ser revisada por el equipo técnico de Arias Montano.

Arias Montano pretende retener todos los trabajos depositados en su repositorio. Por tanto, no se contempla la eliminación de registros, a excepción de los casos descritos más abajo. Esto es porque el objetivo de Arias Montano es producir y desarrollar la memoria documental de la investigación realizada por la comunidad científica de la Universidad de Huelva, así como de los proyectos de digitalización desplegados entre la Universidad de Huelva y otras instituciones onubenses. La adherencia oficial de la Universidad de Huelva al movimiento del acceso abierto compromete al repositorio a velar por esta integridad documental.

Si un autor tuviera que revisar un depósito que ha cargado en Arias Montano para realizar pequeñas correcciones en los metadatos existentes y/o para añadir nuevos campos de metadatos, deberá ponerse en contacto con el equipo de gestión de Arias Montano (repositorio@biblio.uhu.es) quien realizará las modificaciones oportunas.

Arias Montano conservará los depósitos de los trabajos de autores miembros de la Universidad de Huelva incluso aunque cambien de afiliación institucional. Excepcionalmente, los gestores del repositorio eliminarán, sin pedir el consentimiento previo al autor del trabajo, los registros que:

- No sean pertinentes con la naturaleza de Arias Montano.

- Soporten un formato cuyo archivo o visualización sea absolutamente insatisfactorio en Arias Montano.

- Contengan un virus o presenten cualquier otro problema técnico.

- Infrinjan los derechos de autor: en el caso de que se detecte que se ha depositado por error una publicación sin permisos para el depósito en un repositorio abierto, éste se eliminará inmediatamente y se contactará con la persona que haya realizado el depósito para pedir una versión del trabajo que sí sea susceptible de ser depositado.

- Sean plagios de trabajos de otros autores. Los trabajos duplicados.

Arias Montano genera automáticamente estadísticas que podrán ser usadas como herramienta de análisis de la producción científica, institucional y docente de la Universidad de Huelva y del grado de su difusión,  su visibilidad y su accesibilidad internacionales. El módulo de estadísticas también analiza el ritmo de crecimiento de contenidos y la tipología del material disponible en el repositorio, así como las pautas de visitas y descargas. A excepción de varios datos sujetos a un acceso restringido por cuestiones de privacidad, estas estadísticas son accesibles gratuitamente en la sección pública de la web de Arias Montano y ayudan a gestionar el repositorio de un modo eficiente, identificando pautas de uso y de desarrollo. No está autorizada la reproducción de estas estadísticas con fines lucrativos.

• Los documentos depositados serán almacenados indefinidamente.
• Para la correcta preservación se incorporarán los metadatos necesarios.
• El Repositorio Institucional Arias Montano de la Universidad de Huelva tratará de asegurar la continua accesibilidad y legibilidad de los documentos depositados.
• Los documentos serán migrados a nuevos formatos de archivo de ser necesario para su legibilidad.
• Los documentos podrán ser eliminados por solicitud de los autores o propietarios de los derechos de autor, siempre y cuando no contravengan los mandatos institucionales de la Universidad de Huelva,  la Ley de la Ciencia u otros mandatos de entidades financiadoras (Horizonte 2020, 7º Programa Marco ...)
  • Las razones para retirar un documento del repositorio incluyen:
    • Normas y/o derechos del editor de una revista.
    • Pruebas de violación de derechos de autor o plagio.
    • Requerimientos legales.
    • Seguridad Nacional
    • Investigación falsificada.
  • Los documentos que sean eliminados serán borrados totalmente de la base de datos.
  • No se mantendrán las URL que identifiquen a los documentos eliminados.
• No se permiten cambios a los documentos depositados mas allá de corrección de errores tipográficos u ortográficos, y siempre con la debida solicitud argumentada.

Con el objeto de asegurar la disponibilidad del contenido de Arias Montano y que pueda ser leído o reproducido:

• El contenido será comprobado regularmente para preservar su integridad, seguridad y durabilidad.
• El contenido será transformado en nuevos formatos cuando se considere necesario (en base a esos mismos criterios de seguridad y durabilidad).
• Se proporcionarán, cuando sea posible, emulaciones de software para el acceso a formatos que no puedan ser migrados.
• Se realizan copias de seguridad regulares del contenido completo de Arias Montano, incluyendo datos y metadatos.

En cuanto a la política de soporte de formatos, Arias Montano intenta sostener el mayor número posible de formatos. Sin embargo, en el caso de formatos específicos de naturaleza propietaria esta garantía no es total, debido a las características de  su software. La política de soporte de formatos es particularmente importante porque está estrechamente ligada a la accesibilidad y a la preservación digital a largo plazo.   Mientras que la accesibilidad electrónica de todos los archivos en Arias Montano está garantizada a través de identificadores únicos y permanentes, la preservación y el soporte a largo plazo dependen en gran medida de los formatos de los documentos. Cuando los formatos de los archivos depositados poseen las siguientes características las probabilidades de éxito para garantizar una preservación digital a largo plazo son mucho más altas:

• Documentación completa y abierta
• Software no propietario
• Sin protección por medio de contraseña
• Sin cifrado total o parcial
• Sin archivos, programas o scripts incrustados

A efectos de preservación digital, Arias Montano recomienda el depósito de documentos con formatos fácilmente legibles (como es el PDF). En líneas generales, se prefieren formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG frente a formatos propietarios (Word, GIF, etc).

Soporte de formatos:

• De acuerdo con la Norma Técnica de Interoperabilidad por la que se aprueba el catálogo de estándares, y con el objeto de garantizar la interoperabilidad y la prestación del servicio de acceso a los elementos depositados en AM en condiciones que permitan la independencia de las alternativas tecnológicas seleccionadas por los usuarios finales, se recomienda el depósito de contenido en los formatos documentales recogidos en dicha norma.
• De acuerdo con el párrafo anterior, y considerando las capacidades del software utilizado por el repositorio, así como los formatos de uso más común, se desarrolla una relación de formatos que puedes ver aquí.
• No se permite el depósito de elementos protegidos mediante contraseña, cifrados total o parcialmente, o que contengan código malicioso.
• Sobre el tamaño de los ficheros, el límite máximo establecido para cada archivo individual en Arias Montano es de 512 MB.
• Se desaconsejan los archivos comprimidos.

El software DSpace divide los archivos en 3 categorías diferentes en función del grado del nivel de soporte de su formato:

• Soportado: DSpace soporta el formato completamente
• Conocido: DSpace reconoce el formato pero el soporte completo del fichero no está garantizado al 100%
• No soportado: DSpace no reconoce el formato

Esta política de preservación podrá ser revisada por el equipo técnico de Arias Montano.

Arias Montano respeta la privacidad de sus usuarios, de modo que toda la información que recibe se usa únicamente para dar de alta en la intranet del repositorio a aquéllos que desean y están autorizados a depositar documentos y para activar el servicio personalizado de alertas. Cualquier usuario dado de alta en Arias Montano puede suscribirse a este servicio de alertas que informa a diario de los nuevos depósitos realizados a nivel de colección.

En conformidad con la adecuación de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999 Arias Montano no hace pública la información de sus usuarios relativa a visitas individuales al repositorio ni los datos personales necesarios para dar de alta en el sistema.

El Equipo Arias Montano realiza acciones de curación de los metadatos del repositorio Arias Montano de manera permanente. Aquí una lista de algunas de las acciones:

• Gestión del Módulo de Autoridades en Arias Montano. Control de Autoridades. 
• Acciones de enriquecimiento de metadatos mediante resumenes y descriptores en idiomas distintos al trabajo. Plan de trabajo https://guiasbuh.uhu.es/AriasMontano/serviciosAM más exactamente https://guiasbuh.uhu.es/AriasMontano/serviciosAM#s-lib-ctab-14009663-8 
•  Acciones de curación mediante la aplicación de Vocabulario UNESCO: https://guiasbuh.uhu.es/AriasMontano/serviciosAM#s-lib-ctab-14009663-3 
• Depuración de metadatos periódica vinculada a validación Recolecta y extracción de resultados. 
• Tareas de curación vinculadas a los registros de persona. Control de duplicados y revisión de errores. 
• Revisión periódica de errores visibles en los índices de Arias Montano (caracteres extraños, errores ortográficos, etc.). 
• Revisión, enriquecimiento y estandarización de los metadatos enviados mediante el autoarchivo. 
• Otras en mente: curación de metadatos vinculados a datasets de un artículo dentro de Arias Montano, código de proyecto. 

Ante cualquier pregunta, no dude en ponerse en contacto con el equipo Arias Montano: repositorio@biblio.uhu.es