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Repositorio Arias Montano: Depositar un documento

1. ¿Cómo registrarse y autorizarse para depositar documentos en Arias Montano?

Para depositar un documento es necesario ser docente o investigador de la Universidad de Huelva, estar registrado como usuario en Arias Montano y disponer de la autorización correspondiente para realizar el envío.

Si no se ha registrado antes en DSpace, introduzca su dirección de correo electrónico institucional y haga clic sobre Registro.

Si no tiene permiso para depositar documentos en la colección, ha de rellenar este formulario de alta en el auto-archivo. Como el proceso de alta es manual deberá esperar la confirmación del personal de Arias Montano.  Por defecto, sólo tendrá permiso para depositar en las colecciones de su departamento, pero si necesita realizar un envío a otra colección ha de ponerse en contacto con el Administrador de Arias Montano mediante correo electrónico (repositorio@biblio.uhu.es)..

2. Antes de empezar un depósito

Antes de empezar un depósito:

1. Busque si el trabajo ya está en Arias Montano. Al buscar por título hay que tener cuidado de no introducir guiones, barras, etc. y comprobar si está en otro idioma.

2. Comprobar los derechos de autor y los permisos. Si va a depositar un documento previamente publicado tendrá que comprobar los permisos que dan las editoriales. Estos permisos se refieren a si puede subir el texto completo de la publicación en el repositorio y qué versión del texto puede subir (pre-print, post-print o versión editor tras un embargo o no).

Las bases de datos más completas para comprobar las política de copyright de editoriales y publicaciones científicas con respecto al Acceso Abierto son:  Sherpa/Romeo (revistas científicas principalmente en inglés) y Dulcinea (revistas científicas españolas).

Si después de consultar estas bases de datos seguimos sin conocer la situación de los derechos de autor de la obra, podemos consultar la página web de la revista para buscar la información sobre los permisos, y de no encontrar nada nos queda solicitar expresamente autorización a la editorial para depositar la obra en el Repositorio Institucional. La Biblioteca dispone de modelos de correo electrónico, en castellano e inglés, para contactar con el editor, lo pueden solicitar a: repositorio@biblio.uhu.es

3. Empezar un depósito : identificarse

1. Autenticarse en Arias Montano

Existen dos métodos distintos para identificarnos en Arias Montano:

  1. Nos vamos a la opción Acceder del menú Mi cuenta situado en la columna de la izquierda, acceda mediante "Acceso a miembros de la comunidad universitaria UHU". Una vez se accede a la página debe introducir su correo-e institucional y su contraseña.
  2. En el desplegable Sobre Arias Montano entrar en Autoarchivo y después clicar en Depositar documentos. Una vez se accede a la página debe introducir su correo institucional y su contraseña.

2. Comenzar un envío.

Existen dos procedimientos distintos para depositar un documento:

  1. Acceder a Mi cuenta, seleccionar la opción Envíos / Depósitos y a continuación pulsar en Comenzar un envío. Una vez identificado en el sistema, acceder en el desplegable a la colección donde se quiera depositar un documento y clicar en Siguiente. Tenga en cuenta que el sistema solo mostrará en el desplegable las colecciones en las que está autorizado a auto-archivar.
  2. Si se selecciona la segunda opción de envío, habrá que acceder a la colección en la que se quiera realizar el depósito. Una vez en ella, el sistema mostrará la opción “Enviar un item a esta colección” (solo si está autorizado para hacerlo).

4. Empezar un depósito : proceso de envío

Una vez registrado y elegida la colección adecuada comienza el proceso de envío.

1. Empieza el depósito. El proceso de archivo puede interrumpirse en cualquier momento pulsando el botón “Guardar/Salir” situado en la parte inferior de las pantallas. Este procedimiento permite recuperar la descripción y continuar con el proceso en el punto en que se abandonó. Si quiere eliminar el envío, una vez pulsada la opción “Guardar/Salir” elija la opción “Eliminar el envío”.

                       

En la parte superio de las páginas hay siete botones verdes que nos indican en qué paso del proceso de archivo nos encontramos. Podemos ir hacia delante y atrás siempre que los botones verdes están habilitados.

   

2. Preguntas iniciales. Marcar si el registro cumple algunas de estas condiciones.

  • Múltiples títulos: se marcará esta casilla en el caso de que el registro tenga más de un título (título traducido, una abreviatura, un acrónimo, etc.).
  • Publicado: si el documento que se deposita ha sido publicado con anterioridad será necesario marcar esta casilla. Si no se selecciona esta opción, el sistema asignará por defecto una fecha de publicación que coincidirá con su entrada en Arias Montano.                  

A continuación seleccione el botón Siguiente para continuar con el proceso, o Guardar / Salir para guardar la información introducida o cancelar el envío.

2.Licencia de distribución. Se trata del acuerdo entre el autor del documento y la Universidad, en el que el autor afirma conocer los derechos que se asisten y por el que autoriza a la Universidad de Huelva a distribuir y comumicar públicamente el documento depositado. Es necesario conceder la licencia para que el documento se publique en Arias Montano. Si tiene alguna duda contacte con el equipo de Arias Montano repositorio@biblio.uhu.es

 

                                                                    

Si está de acuerdo con ella, marque la casilla Conceder licencia y a continuación pulse Siguiente, para continuar con el proceso, Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Salir para guardar la información introducida o cancelar el envío.

3. Subir ficheros. Pinchando en "Examinar" podemos buscar entre las carpetas de nuestro ordenador el documento para subir el fichero. El nombre del fichero no debe tener diacríticos, signos de puntuación, ni caracteres como ñ o &. Si la versión editor está sujeta a un período de embargo, hasta que se pueda hacer público, tendremos que rellenar el campo Embargo hasta una fecha específica. Estos registros sujetos a embargo serán de “Acceso restringido” durante todo el periodo en que esté vigente el embargo. Después, automáticamente, pasarán a “Acceso abierto”.

Muy importante: hay que introducir la fecha de finalización de embargo en este orden: AAAA-MM-DD, por ejemplo: 2017-03-24.

Si desea depositar más de un fichero, seleccione el botón Subir fichero & añadir otro y vuelva a repetir el proceso. Si el ítem consta de un solo archivo o ya ha terminado de de cargar todos los archivos, seleccione Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Salir para guardar la información introducida o cancelar el envío.

4. Describir el ítem. Introducir la información que constituirá el registro de metadatos (autor, título, lenguaje, identificadores, etc.) y permitirá a los motores de búsqueda recuperar el documento.

  1. Autor. Es un campo obligatorio y repetible. Se recomienda hacer una búsqueda previa para comprobar si un autor ya ha sido introducido en el índice de autores para citarlo de la misma manera y evitar duplicarlo. Los autores deben citarse en campos independientes y en el mismo orden en que aparecen en el trabajo. El botón "Lookup" permite buscar y seleccionar los autores UHU. Si el autor no estuviera en la base de datos de Arias Montano, introducir manualmente apellido y nombre en sus campos y picar en "Aceptar".  Si el número de autores es muy elevado (más de 10), escribiremos el primero (sea o no UHU), los autores intermedios UHU y el último autor (sea o no UHU).
  2. Título. Es un campo obligatorio. Comprobar que el título no está ya en Arias Montano. No debe escribirse en mayúsculas ni poner punto al final.
  3. Versión del editor.Este campo solo se rellena para documenrtos que han sido publicados con anterioridad y hace referenica a la página web en la que originalmente aparece el documento. Escribir la URL de la versión de editor o el número DOI del artículo. El identificador DOI se escribe http://dx.doi.org/seguido del número DOI sin ningún espacio.
  4. Número del Acuerdo de Subvención FP7. Obligatorio si el proyecto ha sido financiado por el FP7 y Horizonte2020 de la CE así como por los Presupuestos Generales (MINECO)
  5. Fecha de publicación. Este campo se mostrará sólo si se ha seleccionado previamente la opción Publicado de la primera pantalla, en cuyo caso será obligatorio cumplimentarlo. Introduzca el año de publicación del documento (el mes y día pueden dejarse en blanco).
  6. Editor. Escribir el nombre del editor tal y como aparece en la publicación.
  7. Citación. Es la cita bibliográfica del documento. Si es un artículo de revista, incluir: título de la revista, volumen y número, paginación y fecha. Si es un capítulo de un libro, añadir: título del libro, lugar de publicación, editor, fecha y paginación. Ej.:
    • Artículos de publicaciones en serie: López Tirado, J., Núñez Álvarez, A., Carmona Ruiz, M.I., Hidalgo Fernández, P.J.: "Sobre la presencia de "Narcissus scaberulus" Henriq. (Amaryllidaceae) en Andalucía occidental (España)". Flora Montiberica, Vol. 63, págs. 101-102, (2016). ISSN 1138-5952 o DOI si lo tuviera

    • Partes de monografías: Torres Pereira, J., Goicoechea Calderero, E., Bravo Pérez, M.: "Aplicaciones de la musicoterapia en el tratamiento de enfermos de alzhéimer : una propuesta de intervención". En: Andrés Esteban Arbués y Luis Herves Carrasco (Coords.). Arteterapia para personas mayores. Sevilla : ASANART, 2016. p. 83-100

    •           Ponencias de congresos: Natalini, F., Vázquez Piqué, J., Alejano Monge, R.: "Climate change-controlled dendroecological signal in Pinus pinea in Southern Spain". En: 5º International Conference on Mediterranean Pines (MedPine), (Solsona, España, 22-26 septiembre 2014)
  8. No. serie/reporte (Nombre de la serie).Se rellena solo en el caso de tratarse de un libro que pertenezca a una colección o que sea un informe o documento de trabajo que tenga un número. 
  9. Identificadores. Este campo es repetible y ofrece un desplegable de opciones: issn (revistas), isbn (libros), doi del artículo (identificador único y permanente de publicaciones periódicas), si lo tiene ponerlo siempre y otros.
  10. Tipo de documento. Es un campo obligatorio. Seleccione el tipo de documento que mejor se ajuste al registro (artículo, capítulo de libro, ponencia, etc.).
  11. Idioma. Es una lista de selección múltiple que permite elegir el idioma en que está escrito el documento. Si está escrito en más de un idioma, se pueden seleccionar varios (ctrl + click ratón).Si al contenido no se le puede asignar un idioma (por ejemplo, si se trata de un conjunto de datos numéricos o una imagen) seleccione No aplicable.
  12. Materias. Las materias son asignadas por la BUH en base al Listado de Materias de la Biblioteca Universitaria de Sevilla, que también es de aplicación para la indización por materias en el catálogo web de la UHU. Estas materias, a su vez, se basan en "Repértoire de vedettes-matière” de la Universidad Laval de Quebec” y los “Subject headings” de la Biblioteca del Congreso
  13. Descriptores. Campo repetible. Introduzca todas las palabras claves necesarias para identificar su documento. Utilice un cuadro de texto para cada palabra clave. Puede añadir más cuadros de texto seleccionando el botón Añadir.
  14. Abstract. Campo repetible. Cada resumen irá en una caja de texto distinta. En el caso de capítulos de libros y en artículos, si no hubiera resumen, podemos usar el primer párrafo del texto que a veces es un resumen en sí.
  15. Exponsors.Aquí se incluye el proyecto o contrato que ha financiado el trabajo si lo tuviese. Si se trata de un artículo, habitualmente esta información aparece en los agradecimientos o en nota a pie de página. En el caso de que el artículo haya sido subvencionado por un proyecto europeo, es obligatorio indicarlo en este campo.
  16. Descripción. Campo libre donde se especifica cualquier otra información o comentario que considere de interés para la descripción del documento.
  17. Derechos de acceso. Del desplegable seleccionar siempre Acceso Abierto
  18. Twitter. Esta opción permite publicar en el perfil de Twitter de Arias Montano los ítems enviados, haciéndose visible los documentos en esta red social.

A continuación, seleccione el botón Siguiente para continuar con el proceso, Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Cancelar para guardar la información introducida o cancelar el envío.

5. Revisar envío. Este paso permite revisar toda la información que se ha introducido hasta ese momento (ficheros adjuntos, descripción de metadatos). Si fuera necesario modificar cualquier dato, seleccione Corregir alguno de éstos en el apartado que corresponda.

Una vez verificado todo, pulsar Siguiente para continuar, Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Salir para guardar la información introducida o cancelar el envío.

6. Asignar licencia Creative Commons. Arias Montano distribuye documentos en formato digital bajo la licencia Creative Commons (Reconocimiento-No comercial-Sin obras derivadas): el otorgante de la licencia permite copiar, reproducir, distribuir y comunicar públicamente la obra, siempre y cuando se citen y reconozcan a los autores originales. No se permite, sin embargo, utilizar esta obra para fines comerciales ni la creación de obras derivadas de la misma. Esta Licencia CC recomendada aparece por defecto en el desplegable Tipo de licencia.

Si desea elegir otra licencia Creative Commons, pulse en el desplegable Tipo de licencia la opción Creative Commons y especifíque los cambios que permite.

Una vez elegida la licencia pulse Completar el envío,  también puede pulsar Anterior para volver a la página anterior, o Guardar / Salir para guardar la información introducida o cancelar el envío. En caso de elegir Completar el envío debe tener en cuenta que finaliza su labor en el proceso de depósito y que no podrá a entrar en el documento. Si necesita hacer algún cambio debe ponerse en contacto con el equipo de Arias Montano repositorio@biblio.uhu.es

5. Proceso de revisión del documento

Cada vez que finalice un depósito, este permanecerá en el área de “Envíos en revisión” hasta que sea aprobado por el equipo de Arias Montano. El equipo comprobará que los metadatos están debidamente cumplimentados y que la versión del documento depositada es la correcta atendiendo a las políticas editoriales. El usuario recibirá un correo electrónico informándole al respecto con la URL asignada al ítem enviado. La URL que recibe el nombre de Identificador Universal (URI) es permanente y no cambiará si el sistema migra a un nuevo servidor o si se producen altaraciones en el sistema.

En el caso de que la biblioteca detecte alguna incidencia (por ejemplo, el archivo subido no se corresponde con el documento descrito), rechazará el envío y lo comunicará por correo electrónico. Se pueden realizar las modificaciones oportunas y volver a enviarlo.

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